¿Cómo organizar el trabajo para ser más productivos en la oficina?

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Desde diseñar un puesto de trabajo ergonómico hasta establecer una lista de prioridades o evitar las distracciones, si deseamos ser más productivos en la oficina debemos considerar una serie de factores. ¡Repasamos algunos de ellos!

Organización del trabajo en la oficina.

En la sociedad actual, no es extraño que tanto los empleados de una empresa como los trabajadores autónomos lleven a cabo largas jornadas laborales en la oficina que dificulten la ansiada y necesaria conciliación de la vida laboral, familiar y personal. Dicha situación puede deberse a la carencia de recursos o a un exceso de tareas que es ineludible abordar. Y también a una falta de organización el trabajo.

Ciertamente, los empleados de las organizaciones y los trabajadores autónomos se deben a sus superiores y clientes, quienes, a través de sus decisiones y encargos, pueden condicionar el horario de una jornada laboral. Pero no es menos cierto que, a nivel individual, una serie de hábitos y tareas nos ayudará a ser más productivos en la oficina. Un primer paso que, sin duda, contribuirá a que nuestro trabajo frente al ordenador no sea eterno.

¿Nuestro puesto de trabajo es ergonómico?

Como punto de partida, si deseamos ser productivos debemos encontrarnos a gusto en el entorno laboral. Empezando, claro está, por nuestro propio puesto de trabajo. Y en este apartado, el factor ergonómico es muy importante. A través del post Ergonomía en la oficina: consejos a tener en cuenta, ya hemos abordado los riesgos que supone estar muchas horas sentados frente a un ordenador.

Y también hemos ofrecido una serie de pautas para diseñar un puesto de trabajo ergonómico: desde las dimensiones de la mesa hasta cómo debemos sentarnos, pasando por la colocación correcta de la pantalla del ordenador, la ubicación del teclado o la utilización del ratón.

Y junto a estas cuestiones también se han de valorar otras como la iluminación, la climatización, el ruido, el diseño y los colores de la estancia, las distancias entre puestos de trabajo… En conjunto, todos estos factores son esenciales para que las condiciones laborales sean más saludables. Y, por ende, para que seamos más productivos.

Recomendaciones para organizar el espacio de trabajo

Pero el puesto de trabajo no se limita a la ergonomía. Si deseamos ser productivos, tenemos que ser, además, organizados. Un espacio de trabajo bien estructurado y limpio hará que trabajemos más a gusto y seamos más efectivos. Y también transmitirá una mejor imagen de nosotros mismos y, si fuese el caso, de una empresa. Para lograrlo, estas recomendaciones pueden ser de gran ayuda:

  • La mesa, siempre ordenada y limpia. Una mesa de trabajo llena de papeles nos dificultará nuestra labor, aunque pensemos que lo tenemos “todo controlado”. Lo aconsejable es que siempre se encuentre ordenada. Además, el concepto de oficina sin papel está cada vez extendido. ¿De verdad son necesarios tantos papeles sobre la mesa?
  • Información digital: accesible y segura. La documentación impresa no es la única que debe estar bien ordenada y clasificada. La información digital también ha de encontrarse correctamente almacenada para que sea accesible. Al respecto, tienen que ponerse en práctica una serie de medidas de seguridad para impedir que acabe en manos de terceros y cumplir con la normativa de protección de datos.
  • ¿Qué hay en los cajones del escritorio? Otro problema habitual de los puestos de trabajo lo representan los cajones del escritorio. ¿Sabemos qué hay en ellos o son una especie de cajón de sastre donde hay un montón de cosas diversas y desordenadas? Ya que están ahí, aprovechémoslos para guardar cosas que vayamos a necesitar y nos sean de utilidad en nuestro día a día.
  • El mobiliario auxiliar, ¿es decorativo? Si en nuestro espacio laboral disponemos de armarios, estanterías o archivadores, ¿se encuentran bien distribuidos en la oficina? Y no menos relevante: ¿les estamos sacando suficiente partido? Una óptima distribución del mobiliario auxiliar, guardar cada cosa en su sitio y tener un control de su ubicación nos permitirá organizarnos y ser más productivos.
  • ¿La oficina es un restaurante? Con el objetivo de exprimir al máximo su jornada laboral, hay quienes comen en su puesto de trabajo. Ya sea un sándwich o una manzana, los expertos recomiendan abandonar por un rato la mesa de trabajo y comer en otro entorno. Entre otras razones, para cuidar la higiene del espacio laboral. Por ausentarnos unos minutos, ¡no vamos a dejar de ser productivos! En lo relativo a la comida y las pausas laborales, es aconsejable habilitar espacios específicos.
  • Cubos y trituradoras de papel, esenciales. Finalmente, quienes trabajen en una oficina han de tener cubos y trituradoras de papel a mano para deshacerse de lo que no les sirva o destruir documentos que contengan información sensible. De esta forma, todo lo inservible no se acumulará ni estorbará en el puesto de trabajo.

Está claro: junto a la ergonomía, la iluminación o la decoración, un espacio de trabajo limpio y ordenado nos ayudará a rendir más y mejor. Sin embargo, aun siendo muy importantes, no son los únicos factores que pueden contribuir a que seamos más organizados y, por lo tanto, productivos en la oficina.

10 consejos para ser más productivos en la oficina

Para materializar este último fin, tendremos que considerar otra serie de hábitos. Como hemos comentado al inicio del presente post, no siempre es sencillo ponerlos en práctica, pues dependemos de las decisiones y encargos de nuestros jefes o clientes. Pero intentar incluirlos en nuestro modus operandi redundará en una mayor productividad.

  1. Establecer una lista de prioridades. Podría ser considerado el primer mandamiento de los hábitos de organización en el trabajo. ¿Qué tareas debemos realizar? Para ser productivos tenemos que concentrarnos en las que realmente sean prioritarias e importantes.
  2. No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy. Una de las expresiones más populares del refranero español. Y también sabias. Si vamos acumulando trabajo, nuestra productividad en la oficina se resentirá.
  3. Estar concentrados y evitar distracciones. Ya sea en la oficina de una empresa, en un despacho particular o en un centro de coworking, la abstracción o el hablar continuamente con otras personas no nos ayudará a ser productivos.
  4. Correos electrónicos y alertas: sí, pero… El correo electrónico y las alertas del smartphone son muy útiles. Pero no podemos ser esclavos de las Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC). Debemos moderar su uso si no queremos acabar padeciendo tecnoestrés.
  5. Utilizar herramientas tecnológicas. Ya que nos hemos referido a las TIC, la tecnología nos permite hacer uso de aplicaciones y servicios que contribuyen a realizar un trabajo de oficina de manera más organizada. Muchos de estos recursos son gratuitos.
  6. Reuniones: las justas y necesarias. Cuando nos convocan a una reunión, conviene analizar si nuestra presencia es realmente necesaria y hacérselo saber a quien la haya convocado. Muchas reuniones acabarán provocando retrasos en nuestras tareas. En el caso de los autónomos, una buena idea, siempre que sea posible, es participar online para evitar perder tiempo en desplazamientos.
  7. Aprender a decir “no”. Una buena organización en el trabajo también pasa por decir “no” a las propuestas laborales. En algunos ámbitos puede ser complicado, pero es necesario para no comprometer la productividad ni dar a lugar a situaciones de sobrecarga de trabajo que podrían pasar factura en lo personal.
  8. Contemplar propuestas alternativas. Siempre que sea posible, los responsables de una oficina y los autónomos han de acostumbrarse a delegar o contemplar un plan B. Bien razonadas, estas decisiones ayudan a ser más productivos.
  9. El descanso, fundamental. La duración de la jornada laboral en una oficina no puede ser maratoniana. Si un empleado o un trabajador autónomo no descansan, su productividad se verá mermada. Según los expertos, quienes trabajan con ordenadores deben desconectar 10 minutos cada hora.
  10. Hábitos saludables. Por último, y no por ello menos importante, unos hábitos saludables también propiciarán que seamos más productivos en la oficina. Una dieta sana y equilibrada, andar o hacer ejercicio periódicamente y dormir lo suficiente conseguirán que afrontemos una jornada laboral con mayor energía y determinación.

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